Tài liệu lưu trữ số đã và đang dần thay thế tài liệu lưu trữ giấy trong giao dịch và sử dụng

Theo đó, để triển khai việc số hóa tài liệu trước khi sắp xếp đơn vị hành chính (tại Kết luận số 137-KL/TW, ngày 28/3/2025 của Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp) và lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương, Thường trực Huyện ủy yêu cầu các cấp ủy Đảng trực thuộc Huyện ủy và các tổ chức chính trị - xã hội huyện thực hiện tốt một số nội dung trong quá trình chỉnh lý và số hóa và quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức như sau:

Về thành phần nộp lưu tài liệu: Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (gọi chung là tài liệu) của các cấp uỷ, cơ quan tổ chức đảng, Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện và cấp xã (viết tắt là cơ quan, tổ chức) khi kết thúc hoạt động phải quản lý chặt chẽ, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu huỷ trái phép. Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

Về chỉnh lý tài liệu: Các cơ quan, tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình trước khi tiến hành số hóa tài liệu. Việc chỉnh lý tài liệu thực hiện theo đúng Hướng dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu thường trực Huyện ủy lưu ý: Phải bảo đảm nguyên tắc không làm phân tán, xé lẻ tài liệu, không xáo trộn tài liệu giữa các phông lưu trữ. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đúng, đầy đủ hoạt động của đơn vị hình thành phông.

Trước khi chỉnh lý tài liệu phải thu thập, tập trung triệt để tài liệu, xây dựng đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Khi chỉnh lý tài liệu phải kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ như: Phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, ... Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được phân loại theo nguyên tắc, nghiệp vụ của công tác lưu trữ, được xác định thời hạn bảo quản, hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa, có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu phải bảo quản an toàn, quản lý chặt chẽ và giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức (người được giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức). Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức theo chỉ đạo của người đứng đầu đơn vị trực tiếp quản lý lưu trữ cơ quan. Trường hợp lưu trữ cơ quan không trực tiếp chỉnh lý thì làm thủ tục bàn giao toàn bộ tài liệu cho đơn vị (bộ phận) được giao nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu. Việc giao, nhận tài liệu lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận và xác nhận của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức.

Về số hóa tài liệu: Việc số hoá tài liệu thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật khác có liên quan; Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 và Hướng dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng của Văn phòng Trung ương Đảng về số hoá tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.

Đối với văn bản, tài liệu tại văn thư của cơ quan, tổ chức, Thường trực Huyện ủy chỉ rõ: Kiểm tra, rà soát để số hoá và cập nhật dữ liệu bổ sung đối với những văn bản, tài liệu phát hành đi và văn bản, tài liệu gửi đến còn thiếu trên hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, tổ chức; đồng thời có kế hoạch đóng gói, sao lưu dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử. Văn bản, tài liệu sau khi số hoá phải bảo đảm nhất quán, đồng bộ, toàn vẹn, đáp ứng yêu cầu khai thác, chia sẻ và tái sử dụng.

Trường hợp cơ quan, tổ chức thuê khoán số hoá tài liệu thì phải bảo đảm vừa đồng thời chấp hành đầy đủ các quy định có liên quan, vừa bảo đảm các giải pháp kỹ thuật an toàn, an ninh về máy móc, trang thiết bị, phương tiện lưu trữ, bảo đảm tuyệt đối an toàn, an ninh thông tin tài liệu trước, trong và sau khi số hoá.

Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan tổ chức liên quan (bao gồm đối với đơn vị thực hiện số hóa tài liệu) phải kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng tài liệu, số lượng trang trong từng tài liệu; lập biên bản giao nhận tài liệu kèm danh mục (gồm các thông tin: số tài liệu, số tờ, số trang), bảo đảm an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

Để tổ chức thực hiện, thường trực Huyện ủy yêu cầu: Các cấp ủy, cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội huyện khẩn trương thực hiện việc thu thập, sắp xếp, chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu và số hóa đối với khối tài liệu của cơ quan, đơn vị; thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy và tài liệu điện tử vào Lưu trữ Lịch sử ngay sau khi có quyết định kết thúc hoạt động.

Giao Văn phòng Huyện ủy căn cứ các quy định hiện hành kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cấp ủy, tổ chức Đảng trực thuộc và các tổ chức chính trị - xã hội huyện triển khai thực hiện.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị báo cáo về Ban Thường vụ Huyện ủy (qua Văn phòng Huyện ủy) để chỉ đạo, giải quyết./.

Hoàng Tình