UBND huyện Chương Mỹ yêu cầu các thủ trưởng các phòng, ban, ngành thuộc huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn thực hiện khảo sát tài liệu lưu trữ tại UBND huyện, các phòng, ban đơn vị, các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Chương Mỹ. Thông qua đó nhằm khảo sát, thống kê số lượng, đánh giá thực trạng tài liệu giấy và kho lưu trữ tài liệu giấy; tài liệu số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của UBND huyện, các phòng, ban đơn vị, các xã, thị trấn, nhằm kịp thời nắm bắt tình hình, hướng dẫn cụ thể về công tác chỉ đạo, xây dựng phương án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu và cơ sở dữ liệu trước, trong và sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính. Khảo sát bố trí phòng kho, trang thiết bị, điều kiện cần thiết để tập kết bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.

UBND huyện yêu cầu: Việc tổ chức khảo sát, thống kê số lượng, thực trạng, mức độ hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy; tài liệu số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, lập biên bản xác nhận khối tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng đối tượng, quy định tại Điều 24, Luật Lưu trữ năm 2011. Toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện, các phòng, ban đơn vị, các xã, thị trấn phải được quản lý đảm bảo theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ; được sắp xếp khoa học, bảo vệ, bảo quản, giữ gìn an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tiến hành rà soát theo nội dung kế hoạch đã được phê duyệt; quá trình rà soát không làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.

Ảnh minh họa

Nội dung khảo sát:

Khảo sát, thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm: Hồ sơ, tài liệu đã tổ chức chỉnh lý hiện đang bảo quản tại phòng, ban chuyên môn, Kho lưu trữ cơ quan thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn; Tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, tích đống chưa chỉnh lý tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn; Tài liệu về các công việc chưa hoàn thành của từng cán bộ công chức, viên chức, người lao động; Tài liệu số và cơ sở dữ liệu lưu trữ của UBND huyện, các xã, thị trấn.

Khảo sát kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Phòng, kho lưu trữ; Trang thiết bị bảo quản; Phương án bảo vệ tài liệu lưu trữ; phương án phòng cháy chữa cháy.

Khảo sát máy chủ, trang thiết bị bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hình thức khảo sát:

Các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn thực hiện khảo sát: Thống kê số lượng, tình trạng toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hiện có; Bố trí phòng kho, trang thiết bị, điều kiện cần thiết để tập kết, bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.

Thời gian thực hiện: Trong tháng 4 năm 2025.

UBND huyện giao Phòng Nội vụ chủ trì tổng hợp kết quả khảo sát, thống kê, xác nhận thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng kho lưu trữ của các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn, báo cáo Sở Nội vụ Hà Nội đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng.

Giao các phòng, ban, ngành thuộc huyện, các xã, thị trấn thực hiện khảo sát, thống kê, xác nhận thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng kho lưu trữ. Tổng hợp báo cáo kết quả theo phụ lục I, II, III, IV gửi về UBND huyện (qua Phòng Nội vụ) trước ngày 29/4/2025.

Đề nghị thủ trưởng các phòng, ban, ngành thuộc huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn quan tâm chỉ đạo thực hiện; trong quá trình thực hiện có vướng mắc phản ánh về UBND huyện (qua Phòng Nội vụ theo số điện thoại: 0965118856) để kịp thời hỗ trợ, giải quyết./.

Kim Thoa