Tiếp và làm việc với Đoàn khảo sát của Sở Nội vụ, về phía huyện Chương Mỹ có đồng chí Bùi Mạnh Thắng - Ủy viên Ban thường vụ Huyện ủy, Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện; đại diện lãnh đạo, chuyên viên, viên chức phục trách công tác Văn thư – Lưu trữ của các phòng ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc huyện; lãnh đạo, chuyên viên Phòng Nội vụ huyện; công chức phụ trách Công nghệ thông tin của Văn phòng HĐND và UBND huyện.

Toàn cảnh hội nghị

Đồng chí Vũ Đức Tuyên – Trưởng Phòng Văn thư lưu trữ, quản lý tổ chức Hội, trưởng Đoàn khảo sát của Sở Nội vụ phát biểu tại buổi khảo sát

Đồng chí Bùi Mạnh Thắng - Ủy viên Ban thường vụ Huyện ủy, Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện phát biểu tại hội nghị

Tại buổi làm việc, đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện báo cáo tóm tắt tình hình lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại huyện; công tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBND huyện về việc quản lý tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức và đơn vị hành chính. Theo đó, thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố, Sở Nội vụ thành phố, thời gian qua UBND huyện đã nghiêm túc triển khai công tác sắp xếp, kiểm kê, phân loại tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở sở dữ liệu được bàn giao cho các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy và sắp xếp đơn vị hành chính.

Đại diện lãnh đạo, công chức, viên chức một số phòng, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp của huyện nêu lên những khó khăn trong thực hiện công tác quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.

Trên cơ sở báo cáo của UBND huyện, đồng chí Trưởng Đoàn khảo sát của Sở Nội vụ tiếp thu, hướng dẫn cụ thể từ việc sắp xếp, phân loại tài liệu, công tác chỉnh lý tài liệu, hủy tài liệu hết giá trị…Đối với từng loại tài liệu, đồng chí Trưởng đoàn hướng dẫn quy trình sắp xếp, phân loại, kiểm đếm, sắp xếp kho lưu trữ, bảo quản tài liệu đối với khối các cơ quan, ban ngành của huyện và đối với các xã, thị trấn trước khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính.

Phát biểu tại hội nghị tiếp Đoàn khảo sát của Sở Nội vụ, đồng chí Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện Chương Mỹ đã nhấn mạnh vai trò đặc biệt quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong giai đoạn thực hiện sắp xếp bộ máy các cơ quan, đơn vị hành chính; nêu lên một số tồn tại trong thực hiện công tác này của huyện và của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện. Đồng thời chỉ đạo Phòng Nội vụ huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện tham mưu cho UBND huyện thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ dữ liệu trong giai đoạn thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã trên địa bàn huyện.

Phát biểu kết luận buổi kháo sát, đồng chí Trưởng Phòng Văn thư – Lưu trữ của Sở Nội vụ đề nghị: UBND huyện chỉ đạo các phòng ban, ngành thuộc huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số, bảo vệ bí mật nhà nước. Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu. UBND huyện chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Huyện cần bố trí phòng kho đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Thực hiện nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định của pháp luật. Phối hợp với Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố quản lý tạm thời tài liệu khác cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. UBND  huyện chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành, hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong, bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo đảm an toàn tài liệu của đơn vị…

Ngay sau buổi làm việc với UBND huyện, Đoàn khảo sát của Sở Nội vụ đã đi kiểm tra thực tế kho lưu trữ tài liệu của Văn phòng HĐND và UBND và kiểm tra việc sắp xếp, lưu trữ tài liệu, hồ sơ lưu trữ của một số phòng, ban, ngành thuộc huyện.

Một số hình ảnh khảo sát thực tế công tác văn thư – lưu trữ tại kho lưu trữ của UBND huyện Chương Mỹ.

Kim Thoa