Thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của Chủ tịch UBND Thành phố về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thiện việc sắp xếp tổ chức bộ máy, UBND huyện yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn thực hiện các nội dung. Cụ thể:

Các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện các nội dung chỉ đạo tại mục 1 Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của Chủ tịch UBND thành phố. Chỉ đạo cán bộ, công chức thuộc cơ quan, đơn vị phân loại hồ sơ theo thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên (Thực hiện theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ).

Ảnh minh họa

Chỉ đạo cán bộ, công chức tập trung chỉnh lý, lập danh mục hồ sơ công việc đã hoàn thành, phối hợp với bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện bàn giao, thu nộp tài liệu, hồ sơ về các công việc đã hoàn thành về lưu trữ cơ quan (kho lưu trữ chung) của đơn vị theo quy định tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, đảm bảo an toàn tài liệu hồ sơ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thực hiện khảo sát, thống kê số lượng, thực trạng, mức độ hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy, tài liệu số; thực trạng kho lưu trữ, phương án bảo vệ tài liệu lưu trữ, trang thiết bị bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng nội dung văn bản số 650/UBND-NV ngày 14/4/2025 của UBND huyện. Tổng hợp kết quả rà soát, thống kê báo cáo UBND huyện (qua phòng Nội vụ) đúng thời gian quy định.

Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về hợp nhất, sát nhập, kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo cán bộ, công chức thực hiện lập danh mục các công việc chưa hoàn thành kèm đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành và tập kết nộp vào lưu trữ cơ quan. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan bàn giao hồ sơ tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý tiếp tục giải quyết sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Văn phòng HĐND&UBND huyện căn cứ kết quả thống kê khối lượng hồ sơ của các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu UBND huyện bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các phòng chuyên môn; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Phòng Tài chính - Kế hoạch: Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán kinh phí và thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện công tác bàn giao, quản lý, bảo vệ tài liệu (thuê kho, trang thiết bị, dịch vụ bảo vệ ...) trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thực hiện đề án, dự án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

 UBND các xã, thị trấn: Chịu trách nhiệm bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của đơn vị; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Giao Phòng Nội vụ: Tổng hợp, báo cáo UBND huyện, UBND Thành phố về tình hình triển khai thực hiện Chỉ thị 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của Chủ tịch UBND thành phố theo quy định. Chủ trì khảo sát, thống kê khối lượng, tình trạng bảo quản, đề xuất phương án bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị cấp huyện, UBND xã, thị trấn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu của các cơ quan, đơn vị cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Phối hợp với đơn vị vận hành Hệ thống xây dựng phương án bàn giao tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống. Phối hợp với Phòng Tài chính – Kế hoạch bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu tại các phòng, kho và cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý.

Đây là nhiệm vụ quan trọng trong việc bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục; bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, UBND huyện yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn nghiêm túc triển khai thực hiện. Quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị cơ quan, đơn vị phản ánh về UBND huyện (qua phòng Nội vụ) để được hướng dẫn.

Kim Thoa