Qua đó nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, thực hiện bàn giao và tiếp nhận đầy đủ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Triển khai thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố đảm bảo kịp thời và hiệu quả.

Đồng chí Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ Hà Nội kiểm tra công tác lưu trữ tài liệu tại kho lưu trữ của UBND huyện Chương Mỹ.

UBND huyên yêu cầu đảm bảo các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; thực hiện nghiêm quy định về quản lý con dấu, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước. Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ, thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu. Trong quá trình rà soát, thống kê tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu không làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

UBND huyện chỉ đạo: Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện; Chủ tịch UBND các xã, thị trấn tổ chức tuyên truyền Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 11/4/2025 của UBND Thành phố về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Bố trí phòng, kho, trang thiết bị, nhân lực và các điều kiện cần thiết khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; UBND các xã, thị trấn xây dựng Kế hoạch thực hiện hiệu quả, đảm bảo tiến độ theo Kế hoạch này. Giao Phòng Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện thống kê, đóng gói, bàn giao hồ sơ, tài liệu. Tổng hợp số liệu, báo cáo UBND huyện, Sở Nội vụ theo quy định.

Các nội dung UBND huyện chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện sau khi UBND huyện ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 06 của Chủ tịch UBND Thành phố cụ thể đó là: Trước ngày 30/5/2025, xây dựng phương án bố trí phòng, kho đủ diện tích; trang thiết bị bảo quản tối thiểu, phương tiện phòng cháy chữa cháy, nhân lực cần thiết để thực hiện việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu. Trước ngày 15/6/2025, Phòng Nội vụ huyện Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung; Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử.

Trước 30/6/2025, các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn phải hoàn thành việc Thu thập, bàn giao hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý hoàn chỉnh, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố quản lý; Cử công chức, viên chức phối hợp với Trung tâm lưu trữ lịch sử bàn giao, thống kê, niêm phong kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu; bảo quản tại chỗ hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã thị trấn Phối hợp với Công an Thành phố đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy, công tác bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cấp huyện, cấp xã trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; Thường trực hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc của các cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy…

Kim Thoa